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一、《上海年鉴》是全面记述上海地情的大型资料性工具书，是列入国家新闻出版特殊系列的年刊。《上海年鉴(2004)》是新中国建立以来上海市第九部年鉴，由《上海年鉴》编纂委员会主持编纂，各部、委、办、区、县、局、集团公司、驻沪部队编写组及有关单位供稿，上海年鉴社负责编纂出版工作。
二、本年鉴以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，落实科学发展观，坚持为改革开放、为三个文明建设服务。
三、本年鉴所记主要是2003年度上海所发生之事，但也有部分条目和进行对比时涉及到2003年度之前的情况；大事记除反映2003年的大事之外，还编入了2004年1～5月的大事。有些基本情况，虽在前几本《上海年鉴》中已有记载，为了方便阅读查检和求得内容的完整，本年鉴仍予记载。
四、本年鉴在卷首设十大新闻、大事记、中共中央和国家领导人在沪活动、专记“抗击传染性非典型肺炎”、上海概貌之后，采用栏目—分目—条目三级结构层次，分设54个栏目，卷末有文献、统计资料、对照资料和索引。全书用条目编写的部分(除去十大新闻、大事记、文献、统计资料、对照资料、索引)，共列379个分目、2547个条目(包括资料条目21条)。各栏目中收录统计表格171张。条目为主要信息载体和基本撰稿形式，占总篇幅的91．7%。全书共有串文照片113帧。
五、本年鉴各栏目之首设“综述”分目，各分目之首设“概况”条目，用以记述各行业、各单位的总体情况，便于各年度间的延续和相互比较。
六、本年鉴的条目，除各分目之首的“概况”以及人物之外，均为动态标题，以利于突出条目的信息价值和不同年度间的差异。同时，还选择相对稳定的地情资料穿插于有关分目、条目之中和“补白”之处，以增强年鉴的实用价值和资料容量。
七、本年鉴对各栏目、分目间的交叉重复现象，在分清主次和互相协调的基础上，采取了平衡删留、详略互见、区别视角等不同记述方法，并在内部设置了参考系统，以便于查检和对照。共有交叉条目21条，其中作参见处理的1条，作虚设处理的20条。
八、本年鉴“人物”栏目，包括“新闻人物”、“逝世人物”、“纪念人物”和“上海市荣誉市民、白玉兰奖获得者”和“先进人物”等分目。“新闻人物”以姓氏笔画为序排列，“逝世人物”以逝世先后为序排列，“纪念人物”以纪念活动先后为序排列。
九、本年鉴中的统计资料由市统计局提供(均系最终形成的精确数，非快报数)。正文中的数据由各单位提供，但主要数据已经市统计局审核、修改。除年度之间的对比和注明不变价计算者外，一般以现行价格计算。有少数数据，由于部门间统计口径不尽一致，数值也不尽相同。
十、本年鉴的索引，主要采用主题分析索引的方法，按主题词首字汉语拼音字母顺序排列。同时，还对附表和串文图照列有辅助索引。索引使用方法，详见索引说明。
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