按照石川祯浩的考证，马林曾经准备在《东洋经济新报》帮助工作；他开始时预定经由西伯利亚到日本，后来改变路线来到了上海，而时间也比当初的计划晚了约半年。他最初申领日本签证，是想在日本及朝鲜开展工作；但是，途中在维也纳被捕，使他的行踪被各国警方察觉。结果，他不仅未能到达日本或朝鲜，在上海的行动也受到荷兰总领事馆和租界当局的监视。
不仅目的地变了，身份也发生了变化。到上海后的马林，最初是作为共产国际执行委员会的代表，“可是，不久‘伊尔库茨克来的密使通知我说，共产国际的执行委员会已指定我为‘远东’书记处成员，伊尔库茨克那里决定让我留在上海”。于是，他的共产国际执行委员会代表的身份中途被降为远东书记处代表了。
马林晚年回忆到达上海时的情景说，由于对中国的共产主义运动几乎什么都不知道，“在上海需要从头做起”。不过，远东书记处给其在上海的工作同伴尼科尔斯基的任务是明确的，那就是出席中共的大会，并对其进行指导。因此，马林就与尼科尔斯基共同按照这个方针督促上海的共产党领导核心召集大会。
由于陈独秀此时在广州，马林就与上海共产主义小组的代理书记李达以及李汉俊秘密见了面。在马林推动下，中共第一次代表大会的召开提上了日程。
当时实际上代替陈独秀领导上海共产主义小组的李达曾经这样说：“6月间，第三国际派了马林和尼可洛夫（尼科尔斯基）两人到上海。他们和我们接洽了之后，知道我们党的情形，就要我即时召开党代表大会，宣布中共正式成立。当时党的组织共有七个地方单位。我发出了七封信，要求各地党部选派代表，到上海参加。”
尚在广州的陈独秀同意了这次会议。在共产国际的催促下，会议日程确定得相当匆忙。这样一次改变中国历史的会议，陈独秀和李大钊都没有出席。
“其作始也简”
会议最初定在1921年7月20日在上海召开，共产国际向各地参会的代表每人提供了100元的旅费。外地来的代表有10人左右，简单计算需要1000元支出。当时中国工人的平均月工资是10～15元，北京到上海之间的头等铁路客票是50元，三等票是15元。这100元的旅费是一笔不小的数目。
魏金斯基在1920年1月离开中国后，上海共产主义小组的经费就遇到了困难，以至于《共产党》月刊都不能顺利发行。尼科尔斯基的任务之一就是向中国的共产主义运动提供资金帮助。第一次代表大会召开约一年后的1920年6月，中共的活动经费约有1。7万元，其中1。6万多元来自共产国际的援助，只有1000元是自筹的。
收到李达发出的会议信件与共产国际的汇款后，各地的代表们开始踏上了旅程。中国最早一批马克思主义门徒，将通过这次富有仪式感的会议宣告了自身的存在。
石川祯浩在《中国共产党成历史》中的一段评论颇有意味：“关于准备参加中共‘一大’的各地代表们是如何理解‘共产党’这个特殊政党的性质的，以及他们有多强的职业革命家意识，没有任何资料；不过，他们在收到巨额旅费之后，肯定会感觉，自己所加入的组织，与从前靠无偿奉献或个人捐助维持的自愿性团体，以及那些没有坚定的主义而反复聚合离散的国内政党相比，性质是完全不同的。”
张国焘在回忆录中说他到得最早，5月中旬就到了上海。这段记忆并不准确，因为此时马林的“阿奎利亚号”还没有到岸。代表们收到会议通知的时间应该是6月底。长沙代表毛泽东与何叔衡在6月29日起程，按照当时的交通状况，路上要走5天左右。北京的另一位代表刘仁静先在南京参加了“少年中国学会”年会，时间是7月1日至4日。广州代表陈公博携新婚妻子乘船赴上海的时间是7月14日，到达上海是22日前后。
俄语文件《中国共产党代表大会》说，大会实际开会时间推迟到7月23日，是因为部分代表“直到7月23日才到达上海”。为了等待迟到的代表，开会时间于是推迟了3天。
会议的前期组织工作由李达和他的妻子王会悟完成。王会悟是浙江桐乡乌镇人，其父是晚清秀才，私塾先生。她与沈雁冰是亲戚，论辈分是他的表姑。她与李达结婚后租住在辅德里625号（今成都北路7弄30号），后来，在这个住所召开了中共第二次代表大会。
会议的地点定在了李汉俊的哥哥李书城家（望志路106、108号，今兴业路76、78号）。当时李书城在苏州避暑，房子正好空出来。李书城是国民党要员，有这层掩护，他的家也比较安全。
外地代表住在白尔路389号（今太仓路127号）的博文女校。博文女校校长黄绍兰，曾在黄兴手下工作过，1917年她担任校长后，聘请黄兴夫人徐宗汉为董事长。李达的妻子王会悟，当过女校董事长黄兴夫人徐宗汉的秘书。黄绍兰的丈夫黄侃是北京大学文学系教授。黄绍兰、黄侃都是湖北人，与李汉俊有同乡之谊。李汉俊的嫂嫂即李书城的续弦薛文淑，当时就是博文女校的学生。李书城、李汉俊都与黄绍兰校长相熟。
